Как успеть все и ничего не забыть

Скорость является определяющим фактором нашего успеха.

Хотите быть на волне – не спите. Конечно не в буквальном смысле.

Одним из своих главных конкурентных преимуществ я считаю скорость. Я умею быстро работать и при этом не выдыхаться.

Большинство людей очень медлительны.

Им нужно много времени, чтобы раскачаться. Но даже это не является гарантом того, что они сделают шаг.

Есть и другие – они похожи на спринтеров, которые слишком быстро начинают забег, но потом погибают от переутомления и навсегда покидают дорожку.

Кому-то нравится сам процесс бега. Эти люди похожи на маленьких детей, которые бегают от переизбытка энергии, а потом обязательно переходят в стадию истерики из-за того, что изначально не имеют цели и делают ради делания.

 

Что касается меня, то я играю по другим правилам.

Во-первых, я предпочитаю ставить реальные цели на видимые сроки.

Самый лучший вариант – это три месяца. С одной стороны, это достаточно осязаемый срок, с другой – есть необходимое количество времени, чтобы достичь того, чего ты хочешь.

 

Во-вторых, в мою жизнь изначально встроены точки отдыха. Даже не так, в мою жизнь встроена работа. Т.е. то, что приносит мне удовольствие, наполняет мою жизнь и является константой.

А работа – это заполнение остального времени.

Время с семьей, встречи с подругами, походы в кино и театр, отдых, шоппинг, занятия спортом – все это является обязательной частью моей жизни.

Работа – это приятное дополнение.

Когда я выстроила в своей голове именно такую картину, жить стало гораздо легче и интереснее

Мою голову покинули мысли о том, что я не успеваю жить и вся моя жизнь проходит на работе.

Самое забавное, что для этого мне просто нужно было принять такое решение. И все стало на свои места.

 

Теперь моя жизнь достаточно динамична.

Я не впадаю в крайности, работаю и успеваю наслаждаться жизнью, а, следовательно, балансирую и живу полноценной жизнью. И от этого мне легко и хорошо.

Никаких депрессий и самобичевания.

 

Чтобы бизнес не был похож на чебуречную, нам необходима команда.

Люди, которые будут выполнять различные обязанности, благодаря которым компания будет расти. А у нас с вами появится возможность ей управлять и направлять в нужное русло.

Запомните: главная задача руководителя – задавать направление своему бизнесу, а не быть обычным исполнителем.

Закрепляйте за собой именно эту задачу, а также делайте то, от чего реально поет ваше сердце.

 

Все остальное необходимо делегировать.

И руководитель просто обязан уметь это делать.

Если вы хотите, чтобы задача была выполнена, ее необходимо правильно поставить.

Многие убеждены, что достаточно просто сказать своему сотруднику: «Сделай это», и все будет сделано.

Но когда задач становится много, то работая даже с одним человеком, вы начинаете замечать, что он многое забывает или делает не вовремя.

Когда же ваш штат будет расти, вы обнаружите, что половина задач вообще исчезает в процессе выполнения.

Т.е. вам нужно постоянно все держать в голове и каждый день об этом напоминать, что, согласитесь, не может являться целью руководителя.

Либо что-то с этим делать.

 

Есть несколько правил постановки задач.

Я регулярно использую их в своем бизнесе.

 

1.    Сформулируйте конкретно свою задачу

К примеру, вам необходимо сделать визитку.

И вы просто говорите своему помощнику: найди того, кто сделает нам визитку.

Ваш сотрудник докладывает: «Я нашел. Вот ссылки на 150 сайтов с визитками»

Или: «Я нашел. Стоимость от 30 до 1000 у.е.»

У вас начинаются уточнения, и такая простая задача по факту отнимает несколько часов вашего времени (вы неоднократно будете все уточнять) и времени вашего сотрудника, за которое вы, кстати, платите свои деньги.

Как бы я предложила вам поставить данную задачу

Катя, нам необходимы новые визитки. Тираж 100 шт. Это должна быть обычная цифровая печать. Визитка односторонняя. Мне бы хотелось использовать дизайнерский картон — найди плотный белый (330 мг) и сделай просчет. Уточни стоимость разработки макета, на всякий случай. Просчитай не менее, чем в 3 компаниях и дай мне лучший вариант.

Как видите, не так сложно изначально поставить задачу, уточнив все нюансы. Зато это избавит вас от дальнейшего прожигания времени.

 

2.    Обязательно укажите дедлайн.

Вашему сотруднику необходимо знать приоритетность задачи. Если вы указываете, что на выполнение данной задачи у Кати час и до 14:00 должен быть результат — есть вероятность того, что она все сделает сейчас. И не подумает, что это не сильно актуально. Опасайтесь, когда ваши сотрудники «думают», особенно пока у них это не очень хорошо получается.

Если в ваших правилах изначально указано, что все задачи должны выполняться в срок, шансы на то, что сотрудник вас услышит, вновь увеличиваются.

В срок – это означает, что вы должны указывать конкретное время, к которому задача должна быть выполнена, и вас должны об этом уведомить.

Сделала, но забыла об этом сообщить – не работает. Контроль обязателен.

 

Каким образом ставить задачи.

Правило первое: забудьте о постановке задач в устной форме. Помните: написано пером – не вырубишь топором.

Вы можете писать на имейлы, скайп… но, конечно, вы должны понимать, что в любом случае задачи будут там теряться и забываться.  А вам придется превратиться в человека, которому необходимо помнить обо всем и все контролировать.

Скажу честно, меня это очень сильно бесило и раздражало. Особенно в те моменты, когда сотрудник увольняется, а тебе необходимо поднять какую-то задачу. Или когда ты четко помнишь, что задачу ставил, а сотрудник доказывает, что впервые об этом слышит.

По факту все начинает превращаться в фарс и женские разборки. И точно никак не смахивает на работу компании.

И что самое печальное, для большинства это нормально. Так работает большинство организаторов.

Отсутствие контроля и выполнения поставленных задач в срок приводит к тому, что вы опускаете руки и делаете все так, как делается.

Вспомнили, сделали, переделали. Ни о какой скорости и эффективности не может быть и речи.

Вам кажется, что ваша низкая результативность оттого, что клиентов недостаточно, мотивация хромает, люди не те. Потому что платите мало, а много платить не можете.

Все это похоже на театр абсурда и пахнет безнадегой.

 

А самое обидное в том, что все это неправда.

Вы нерешительный и неуверенный управленец, к тому же ленивый.

Вот и все. И хороший персонал не придет к вам работать не из-за денег, а потому, что так никто не работает.

Все это – не работа.

Это сбор девочек, которые играют в свадьбы. И это совсем не похоже на свадебный бизнес.

 

Бизнес – это система, в которой присутствует модель управления.

Если вы хотите бизнес — вам необходимо научиться управлять.

А если вы хотите прибыльный бизнес — вы должны научиться планировать, ставить задачи другим людям и добиваться их исполнения.

Каким образом вы будете это делать – вопрос следующий.

В моем агентстве мы используем систему, разработанную специально для свадебных организаторов.

 

Все предельно просто.

Руководитель подключает сотрудникам и каждому назначает свои задачи с указанием дедлайна (от английского deadline – мертвая линия).

Сотрудник сразу же получает уведомление – выполняет задачу — пишет отчет — меняет статус задачи на выполнено, о чем вы тут же получаете сообщение на почту.

Мало того, к каждой задаче можно создать сколько угодно чек-листов, разбив ее на этапы и отмечая галочкой каждый выполненный этап.

По мере выполнения этапов специальный прогресс-бар наглядно показывает, на каком этапе выполнения находится данная задача.

 

На первый взгляд данная функция может показаться не очень важной.

Зачем отслеживать процесс? Ведь нам важен результат.

Но вспомните себе во время подготовки к экзаменам. Разве вы готовились к ним все отведенное время? Если так, то вы – идеальны.

Абсолютное большинство людей начинают шевелиться только тогда, когда время уже сильно «поджимает», и откладывать нет никакой возможности. Как результат – ужасное качество работы и несоблюдение сроков.

Хороший руководитель это понимает и заранее принимает меры к тому, чтобы сотрудник просто не имел возможности так поступить.

Если же задачу никто не выполнил —  вам на почту приходит уведомление об этом.

Все подчинено контролю. Четко, быстро и ясно.

Хороший инструмент? О, да! Вы можете управлять всеми задачами и всегда имеете доступ к архиву, где сохраняется вся история.

Эффективность многократно возрастает, и ваш персонал из состояния процесса вынужден переходить в плоскость результатов.

Скажу больше, это прекрасно работает и в том случае, если вы обозначаете задачи и для себя.

 

Лично я веду свой ежедневник в этой системе.

Все просто. Каждое воскресение я расписываю всю неделю на задачи и затем просто выполняю все запланированное.

Таким образом, мне не нужно пользоваться несколькими программами или вести бесконечные переписки.

Сказал – сделал. Все работает именно так.

И, да! Мне это нравится. И это ответ на вопрос: как вы так много успеваете?

Просто я и мой персонал выполняем задуманное, не отвлекаясь на второстепенные задания. Вначале поставленные задачи. Затем все остальное.